Na een succesvol werving en selectietraject is het strategisch inzetten van het onboarding proces, één van de belangrijkste manieren om de effectiviteit van het talent management te verbeteren. Door het onboarding proces krijgen nieuwe medewerker inzicht welke sociale en prestatie eisen van belang zijn in de nieuwe functie. Dit zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller, vloeiender en beter landen in de nieuwe baan. En het proces bepaalt hoe snel medewerkers 100% meedraaien en productief zijn. Dit geldt zowel voor medewerkers, die nieuw binnen de organisatie starten, als voor medewerkers die binnen hun organisatie een loopbaanstap maken.
Het onboarding proces is belangrijk voor het management en HR. Een kwart van de medewerkers verandert elk jaar van werk of maakt een loopbaanstap. Ook tijdens corona zijn deze cijfers gelijk gebleven. Volgens het CBS is 13% doorgestroomd binnen het bedrijf en is 10% uitgestroomd naar een andere baan https://www.cbs.nl/nl-nl/longread/statistische-trends/2022/minder-werknemers-veranderden-van-baan-vanaf-eerste-lockdown/3-arbeidsmarktpositie-een-jaar-later.
Dit blog bespreekt het onboarding proces en hoe je dit het beste vormgeeft. Het is een uitstekend startpunt om zelf aan de slag te gaan met onboarding.
Onboarding proces als Alice in Wonderland
Veel organisaties richten hun onboarding proces niet in en dan voelt de nieuwe medewerkers zich net als Alice in Wonderland. Ze doen maar wat. Natuurlijk leren ze altijd wel iets, maar het is zeker geen vliegende start.
Beter is het als het onboarding proces een doel heeft. De nieuwe medewerker ontwikkelt zich van outsider naar insider. Hierbij is het onboarding proces een georganiseerde reis, die de nieuwe medewerker maakt langs alle belangrijke hotspots van de organisatie. Deze geformaliseerde en gestructureerde onboarding processen worden gezien als best in class, maar variëren sterk tussen organisaties.
Onboarding als een proces in de tijd
De meest voor de hand liggende manier om deze geformaliseerde en gestructureerde onboarding processen vorm te geven is een proces in de tijd. Tijdens onboarding en inwerkproces doorlopen de nieuwe medewerkers in de tijd de volgende stappen:
- Een warm welkom
Voor nieuwe medewerkers is de overgang naar een nieuwe baan best spannend. Je geeft hem of haar daarom een stuk houvast door 4 weken voor de eerste werkdag te beginnen met onboarding. Hiermee hou je dat goede gevoel van de sollicitatieprocedure vast en zorg je dat de medewerker voorbereid start.
- Voorstellen van het team
Vreselijk toch, dat je op je eerste werkdag een stortvloed aan namen over je heen krijgt. Namen zonder enige context. Probeer die maar eens te onthouden. Fijner is het dat je als nieuwe medewerker van tevoren alvast het team verkent. En hierdoor weet welke functies er zijn en wie wat doet.
- Voorbereiden op de eerste werkdag
Tijdens de eerste dag is het welkom dat de nieuwe collega krijgt het belangrijkste. De eerste paar minuten van de eerste werkdag bepalen namelijk het beeld van deze eerste dag.
- De eerste 100 dagen
Het helpt als je met de nieuwe medewerker duidelijk afspraken maakt over de verwachtingen de eerste 100 dagen. Plan in de eerste week een gesprek in om hierover afspraken te maken en plan meteen ook twee evaluatiegesprekken in. De eerste voor het eind van de eerste maand. Om te kijken of je wilt opzeggen in de proeftijd. En de tweede na 100 dagen om te kijken hoe jullie samen verder gaan.
Meer weten?
Regel bovenstaand onboarding proces integraal in met dé Successful@Work Online Onboarding App;
Downloaden ons gratis Onboarding handboek;
Of kijk voor de onboarding checklist op onze site.
Onboarding Proces op 4 beheersingsniveau’s
In de praktijk zijn veel onboarding processen op bovenstaande manier ingericht. De nadruk ligt op het welkom heten van de medewerker. En praktische tips rondom de voorbereiding en de start in de nieuwe functie en organisatie.
Een succesvol onboarding proces bestaat echter uit 4 kernonderdelen. Ook wel de 4 C’s genoemd. Deze zijn: Connection, Culture, Clarification and Compliance.
Deze 4 onderdelen staan voor 4 beheersingsniveau ’s
- Compliance is het laagste niveau en bestaat uit de praktische (juridische) basisregels, waar iedereen zich aan dient te houden. Denk aan: de werkplek inrichting of toegangspas. Maar ook bedrijfsreglementen op het gebied van bijvoorbeeld verzuim, omgangsvormen, veiligheidsregels, en diversiteit en inclusie.
- Clarification is het tweede beheersingsniveau en gaat over de vragen: “Wat is mijn rol? Wat wordt er van mij verwacht? Welke persoonlijke doelen dien ik te halen? En wat mag ik van de organisatie verwachten? Wat zijn mijn verwachtingen?
- Culture is het derde beheersingsniveau. Dit is een brede categorie, waarbij de nieuwe medewerkers de normen, waarden en de sociale structuur van de organisatie leren kennen. Denk aan vragen zoals: Voelt de nieuwe medewerker zich welkom. Geven collega’s aan waar ze trots op zijn? Wat zijn de kernwaarden en de missie en visie?
- Connection gaat over vitale interpersoonlijke relaties en informatie netwerken die de nieuwe medewerker binnen de organisatie dient te ontdekken. Het doorleven van en verbinden aan de kernwaarden, de missie en visie van de organisatie. De ervaring van (voorbeeld)gedrag van managers en collega’s.
Verdere professionalisering van het onboarding proces
Bij veel bedrijven moet nog een professionaliseringsslag van het onboarding proces plaatsvinden. Een omslag naar het echt doorleven van en verbinden met de cultuur als nieuwkomer. Een omslag waarbij de nieuwe medewerker een strategisch netwerk opbouwt. Dé best practice voor een vliegende start volgens onderzoek van Havard.
De professionalisering van het “oude” inwerken naar het toekomstige onboarding. En dat is voor organisatie en zeker managers een verandertrajecten op zichzelf. Daarom moet je daarvoor tijd nemen en stap voor stap dit proces verbeteren en verder professionaliseren.
Inspirerende voorbeeld onboarding processen
Wil weten hoe je deze geprofessionaliseerde onboarding processen eruitzien? Lees onze blogs! Hierin worden verschillende manieren van professionalisering beschreven.
Onboarding proces als een teamproces
Het team vormt de basis voor goed inwerken en onboarding van nieuwe medewerkers. Tijdens de onboarding periode komt de nieuwe medewerker er namelijk achter hoe het team de organisatie-brede kernwaarden en missie, visie en doelstellingen ervaart. Als het team dit niet onderschrijft en laat zien in voorbeeldgedrag, slaat het de bodem weg uit het onboarding- en inwerkprogramma.
De focus van het onboarding proces als teamproces ligt op het stimuleren van de verbinding tussen de nieuwe medewerker en het team. En ligt op het beheersingsniveau 3 en 4.
Onboarding proces als opleiding proces
Als je het eenvoudig bekijkt is onboarding gewoon een opleiding. Een opleiding waarin de nieuwe medewerker zich ontwikkelt van outsider naar insider en een strategisch netwerk opbouwt in de organisatie. In ons blog kritische succesfactoren voor onboarding leggen we uit hoe je een gedegen en succesvol onboarding opleidingsprogramma opstelt. Dit onboarding proces ligt -al naar gelang het opleidingsdoel- op beheersingsniveau 1 tot en met 4.
Welkom heten tijdens het onboarding proces
Natuurlijk gaat onboarding verder dan alleen het welkom en de introductie van en in de organisatie. Met onboarding geef je je medewerker alle nodige kennis en middelen om te socialiseren, te functioneren en om plezierig te landen in de organisatie. Maar stap 1 is toch dat je een warm welkom regelt. In wow dat is een warm welkom leggen we uit hoe je je medewerkers meeneemt in het onboarding proces (niveau 1 en 2).
Successful@Work Onboarding App
Start eenvoudig in dé Onboarding App van Successful@Work met het digitaliseren van het onboarding proces. Gebruik de Successful@Work Wizard en richt snel en flexibel een gedegen onboarding proces in.
