Onboarding voor een fantastische eerste werkdag!
De eerste werkdag is iets heel bijzonders: de verwachtingsvolle ogen van de nieuwe medewerker, die met een frisse blik zijn of haar nieuwe werkplek komt verkennen. En zich de vraag stelt: kan ik hier succesvol zijn? Kan ik mij verder ontwikkelen? Wat zijn mijn en hun verwachtingen? Behoudt de magie van de eerste werkdag en zorg dat de nieuwe medewerker een doorslaand succes is. Begin met onboarding!
Met onze countdown voor een fantastische eerste werkdag nodigen we je uit om met onboarding te starten. We vertellen je stap voor stap welke voorbereidingen je kunt treffen voor de eerste werkdag en daarna.
4 weken voor de 1ste werkdag: Het eerste welkom
Hou het goede gevoel van de sollicitatieprocedure vast. Het duurt vaak wel even voordat je nieuwe medewerker echt begint. Soms wel 3 maanden en dan zakt dat goede gevoel dat de medewerker had tijdens het sollicitatieproces toch even weg.
Begin daarom met welkom heten 4 weken voor de eerste werkdag. Ook wel preboarding genoemd. Kondig dit al aan als je het arbeidscontract aanbiedt. Dan weet je nieuwe medewerker wat hem of haar staat te wachten.
Voor nieuwe medewerkers roept de overgang naar een nieuwe baan verwachtingsvolle spanning op. Je geeft hem of haar een stuk houvast en inspiratie door alvast een (onboarding) programma op te stellen voor de eerste 100 dagen.
De buddy
Koppel elke nieuwe medewerker aan een buddy. Het liefst iemand met een soortgelijke functie die er langer werkt. Begeleiding door een peer zorgt ervoor dat een nieuwe medewerker zich eerder op zijn gemak voelt, eerder vragen stelt en uiteindelijk sneller integreert.
3 weken voor de eerste werkdag: Ontmoet elkaar online
Maak een mail of creëer een online plek waar de teamleden en de nieuwe medewerker zich aan elkaar voorstellen. Je kunt dit doen door vragen te stellen, maar je kunt ook heel eenvoudig de teamleden een 2 minuten testje met foto’s laten maken en op die manier stof tot gesprek verzamelen voor als de teamleden elkaar life ontmoeten.
Denk aan vragen zoals: Wat wilde je vroeger worden, hoe ziet je werkplek of huis eruit en wat doe jij het liefst in je vrije tijd.
Op deze manier stelt de nieuwe medewerker zich voor en komt hij of zij meer te weten over zijn of haar nieuwe team.
In het onderdeel ‘ontmoet elkaar’ van de Online Onboarding App van Successful@Work maken teamleden en de nieuwe medewerker een eigen profiel aan en stellen ze zich online alvast aan elkaar voor.
2 weken voor de 1ste werkdag: Een welkomstpakket
Je kent vast wel het bekende bosje bloemen op de eerste werkdag. Tegenwoordig is dat bosje bloemen uitgebreid met allerlei andere zaken.
Een goed welkomstpakket is informatief en praktisch, maar is vooral FUN! “Cadeautjes” die zorgen voor een glimlach op je gezicht en waar je blij van wordt. Denk aan bedrukte gadgets & goodies voor dagelijks gebruik. Het geeft binding met het bedrijf en zorgt voor een goed gevoel.
Veel medewerkers gebruiken de goodies ook buiten kantoor. Dat vergroot weer de naamsbekendheid van jullie bedrijf. Denk bij goodies bijvoorbeeld aan een dopper, koffiemok of drop met je bedrijfslogo.
Op kantoor
Als we weer naar kantoor gaan, kan de Chief Happiness Officer net zoals voor corona weer feestjes met ballonnen en taart bij tekening van contract of op de eerste werkdag organiseren.
Natuurlijk heeft de nieuwe medewerker ook praktische spullen nodig heeft om zijn werk te doen. Deze spullen kunnen heel goed onderdeel zijn van het welkomstpakket. Maak van de laptop, telefoon, toegangspassen, bedrijfskleding etc. echte cadeautjes in het welkomstpakket.
En maak het persoonlijk: Een persoonlijke welkomstkaart van het team, een cadeaubon van het bedrijf of een gezamenlijke LinkedIn-post om de nieuwe medewerker welkom te heten.
Een week voor de 1ste werkdag: De basis op orde
De juiste mindset
Het belangrijkste aan je mindset is dat je de focus tijdens de start legt op de verbinding met het team. Je nieuwe medewerker is immers na een zorgvuldige sollicitatieprocedure aangenomen. En je weet dat deze persoon de werkzaamheden succesvol kan uitvoeren. Het succes van dat nieuwe teamlid is nu vooral afhankelijk van hoe goed iemand landt in het team en de organisatie. Daar focus je dan ook op.Dag 1 De eerste werkdag
Ontvangst
De eerste paar minuten van de eerste werkdag bepalen het beeld van de eerste dag. Het is essentieel dat er iemand aanwezig is om de nieuwe medewerker te verwelkomen. Natuurlijk kan dit ook tijdens een online meeting als je niet naar kantoor mogen vanwege corona.
Een warm welkom geeft de nieuwe medewerker het gevoel dat hij of zij er al helemaal bij hoort. Dit bereik je doordat de leidinggevende op de eerste werkdag het team bij elkaar te roept en zij samen de nieuwe medewerker verwelkomen.
Als de nieuwe medewerker naar kantoor kan komen op de eerste werkdag, dan hoort er ook een rondleiding door het pand bij het welkom.
Bespreek praktische zaken, zoals de locatie van de koffieautomaat, de printer en de toiletten. En besteed aandacht aan vluchtroutes in het geval van brand, BHV, etc. Loop ook even binnen bij de collega’s van ICT en personeelszaken.
Mocht dit door corona niet kunnen, neem een video op en laat op die manier jullie pand zien!
Ontmoet elkaar offline
Doordat we veel online thuiswerken is het belangrijk dat de nieuwe medewerker zijn of haar team ook offline ontmoet. Plan wandelafspraken in met de nieuwe medewerker. En maak tijdens deze wandelingen van netwerken een thema.
Ga samen kijken bij projecten van andere teams of in jullie locaties. Deel je netwerk. Wie weet waarvoor hij wie moet hebben binnen een organisatie, krijgt dingen sneller voor elkaar. Bovendien voelt een medewerker die een netwerk opbouwt, zich eerder thuis.
Hoe gaat het?
Aan het eind van de eerste dag neem je de tijd om bij de nieuwe medewerker na te vragen hoe zijn of haar dag was. Neem hiervoor voldoende tijd en stimuleer de nieuwe collega om vragen te stellen. Dit is meteen een manier om elkaar beter te leren kennen.
Ook belangrijk: plan alvast periodieke vervolgmeetings (minimaal 1 per maand) in zodat de medewerker de kans heeft om tijdens de eerste 100 dagen vragen te blijven stellen.
Gewoon deze countdown volgen en voor je het weet heeft de nieuwe medewerker een fantastische eerste werkdag!
Met de Successful@Work Onboardin App kunnen veel van deze stappen in de countdown worden geautomatiseerd. Dat is handig en efficiënt. Daarnaast zet je acties uit voor persoonlijke interactie.
Maak een account bij Successful@Work en richt je eerste Onboarding programma gratis in.
