Voor een solide en geslaagde onboarding heb je méér nodig dan een goed idee. Er zijn 5 kritische succesfactoren, die ervoor zorgen dat een onboarding programma gedegen en succesvol is.
Deze succesfactoren zijn:
👉 Leerdoelen;
👉 De nieuwe medewerker;
👉 Welke (werk)vorm je kiest om informatie over te brengen;
👉 Het team en de leidinggevende;
👉 Basis op orde.
In onderstaand figuur worden deze kritische succesfactoren grafisch weergegeven. In de rest van dit blog worden deze factoren in elke paragraaf uitvoerig besproken.
Succesfactor 1: Leerdoelen
Allereerst staan de leerdoelen centraal bij geslaagde onboarding. De nieuwe medewerker ontwikkelt zich tijdens de onboarding. En na afloop van de onboarding is het (leer)doel bereikt.
Onboarding is daarmee volgens ons een resultaatgerichte activiteit. Als de leerdoelen vooraf zijn bepaald, dan pas is onboarding effectief.
Het gevolg van een ander leerdoel is dat het programma er anders uitziet. Denk aan leerdoelen zoals:
Je kunt je voorstellen dat deze programma’s een andere focus hebben. Ook dat er andere informatie wordt behandeld.
Bij het neerzetten van een geslaagd onboarding programma staan de leerdoelen dus met stip op één.
Om de leerdoelen te bepalen stel je het begin niveau van een nieuwe medewerker vast. Je houdt het eind (leer)doel in gedachten bij het maken van het onboarding programma.
De medewerker ontwikkelt zich tijdens de onboarding van het beginniveau naar het eindniveau. Denk aan ontwikkeling op het gebied van kennis, houding en vaardigheden.
Kortom: Denk eerst aan de leerdoelen voordat je start met het maken van een onboarding programma.
In de volgende paragrafen worden de overige 4 succesfactoren behandeld. Deze zijn gericht op het realiseren van de leerdoelen.
Succesfactor 2: De nieuwe medewerker
De tweede succesfactor van solide onboarding is dat het programma goed aansluit bij de nieuwe medewerker. Dat doe je door rekening te houden met de verwachtingen van de nieuwe medewerker.
Bij het tekenen van het contract starten deze verwachtingen. En ze eindigen bij de afsluiting van de onboarding periode. De nieuwe medewerker maakt dan de balans op.
De nieuwe medewerker dient in ieder geval reële verwachtingen te hebben over:
👉 De opzet van het onboarding programma
👉 De nieuwe baan
👉 Eigen rol en verantwoordelijkheden
👉 Wat het onboarding programma oplevert
Benoem deze 4 punten actief te tijdens de onboarding. Hierdoor blijft de nieuwe medewerker gemotiveerd en betrokken.
Een goed begin is het halve werk. Richt het onboarding programma zo in dat de nieuwe medewerker zich snel thuis voelt in het team. Ook zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker wordt bevestigd in dé keuze voor jullie bedrijf.
Dit doe je door onderstaande onderwerpen te behandelen in het onboarding programma:
👉 Het warme welkom
👉 De kennismaking met het nieuwe team en de organisatie
👉 De eerste kennismaking met het onboarding programma en de werkwijze
Gebruik de voorbeeld onboarding programma’s van de Successful@Work in dé Onboarding App. Hierin zijn bovenstaande punten standaard opgenomen.
Samengevat: actief verwachtingsmanagement is belangrijk tijdens onboarding!
Succesfactor 3: Werkvormen
De manier waarop de aangeboden informatie wordt overdragen is de derde succesfactor.
We onthouden maar 10% van wat we lezen. Daarom werk je met korte filmpjes en interactieve opdrachten tijdens de onboarding. Dit levert een betere (leer)ervaring op! 50% van de aangeboden informatie wordt opgepikt.
Wil je dat 80% van de informatie wordt vast gehouden? Zorg dan dat de nieuwe medewerker de informatie bespreekt met collega’s.
Het beste is om de nieuwe medewerker zelf te laten uitleggen wat hij of zij heeft geleerd. Dit geeft het beste leerresultaat (90%).
Uiteindelijk is het doel van onboarding om nieuwe medewerkers kennis op te laten doen om insiders te worden.
Daarom ga je voor de beste leerervaring. En kies je minimaal voor korte filmpjes en interactieve opdrachten.
Succesfactor 4: Het team en de leidinggevende
De samenwerking tussen het team en de leidinggevende tijdens de onboarding is de vierde succesfactor. Haal het beste uit die samenwerking en pas onderstaande tips toe.
👉 Gezamenlijk voorbereiden
Bereidt als leidinggevende de onboarding samen met het team voor en betrek het team actief tijdens de onboarding
👉 Geef elkaar de ruimte
Collega’s, die excelleren op onderdelen, nemen het voortouw tijdens de onboarding.
👉 Doe wat bij jullie team past
Een flitsende opening waardoor de nieuwe medewerker meteen enthousiast is? Of een introductie waarin je de tijd neemt jezelf voor te stellen? Het één is niet effectiever dan het ander, zolang je maar doet wat bij jullie past.
👉 Blijf leren
Als team ben je nooit klaar. De inzet om de nieuwe medewerker kennis en vaardigheden bij te brengen, gebruik je ook voor de team ontwikkeling. Blijf leren, verken nieuwe mogelijkheden en vergaar feedback.
👉 Reflectie en feedback
Vraag de nieuwe collega aan het einde van de onboarding wat ze ervan vonden. Neem de tijd om te evalueren. Zet op een rijtje wat goed ging én wat beter kan. Wees kritisch op de inhoud.
Kortom maak van onboarding een gezamenlijke activiteit! Onboarding is niet alleen van de leidinggevende (of HR).
Succesfactor 5: De basis op orde
De basis op orde is ten slotte de laatste randvoorwaarde voor een geslaagde onboarding. Maak een checklist van de dingen die moeten gebeuren en klaar moeten staan.
Een volledig ingerichte werkplek is de basis voor een goede start. Regel minimaal een werkende computer en telefoon. Dat betekent ook dat de inloggegevens beschikbaar zijn en een e-mailadres is aangemaakt.
Zorg ook voor een toegangspas voor het pand. En mogen jullie vanwege de beperkte ruimte maar tweemaal per week naar kantoor? Regel dan dat bovenstaande zaken thuis worden bezorgd.
Laat het team weten dat er een nieuwe medewerker start. En stuur een e-mail naar alle collega’s en betrokken afdelingen.
Tijdens de eerste dag is het welkom dat de nieuwe medewerker krijgt het belangrijkste. De eerste paar minuten van de eerste werkdag bepalen het beeld van de eerste dag. Het is essentieel dat er iemand aanwezig is. Roep het team bij elkaar en verwelkom de nieuwe collega.
Daar hoort ook een rondleiding door het pand bij. Bespreek praktische zaken, zoals de locatie van de koffieautomaat, de printer en de toiletten. Besteed tevens aandacht aan vluchtroutes.
Dit warme welkom geeft de nieuwe medewerker het gevoel dat hij er al helemaal bij hoort.
Ons advies: maak het jezelf makkelijk en gebruik onze onboarding app. Daarin zijn deze randvoorwaarden geautomatiseerd! Of download ons gratis onboarding handboek.
Gebruik deze 5 kritische succesfactoren! En richt automatisch een gedegen onboarding programma in.
Successful@Work Onboarding App
In dé Onboarding App van Successful@Work maak je eenvoudig gebruik van de kritische succesfactoren. Met de Successful@Work Wizard richt je snel en flexibel een gedegen en succesvol onboarding programma in.
