Het team is de basis
Het team vormt de basis voor goed inwerken en onboarding van nieuwe medewerkers. Natuurlijk is er een centraal inwerk- en onboarding programma waar HR en de leidinggevende een belangrijke rol inspelen. Maar uiteindelijk vindt onboarding plaats binnen het team.
Tijdens de onboarding periode komt de nieuwe medewerker er namelijk achter hoe het team de organisatie-brede kernwaarden en missie, visie en doelstellingen ervaren. Als het team dit niet onderschrijft en laat zien in voorbeeldgedrag, slaat het de bodem weg uit het onboarding- en inwerkprogramma. Het wordt zichtbaar dat de kernwaarden, missie, visie en doelstellingen niet leven en waar worden gemaakt op de werkvloer.
En dit heeft vervelende gevolgen.
Even een paar getallen:
- 4% van de medewerkers vertrekt al op de eerste werkdag.
- 60% van de medewerkers overweegt op te stappen als de eerste maand van de onboarding niet lekker loopt
Betrek de kracht van het team!
Natuurlijk kun je als HR of leidinggevende alles wat betreft het geven van een vliegende start aan een nieuwe medewerker zelf doen.
Maar veel krachtiger is het om het team de lead te geven! Vraag het team de onboarding en het inwerkprogramma op te pakken en vorm te geven.
Het team weet namelijk als geen ander hoe het wegvallen uit of juist toevoegen van een teamlid impact heeft op de dynamiek binnen het team. En het team kent de voorwaarden om succesvol te landen en te zijn in het team en de organisatie.
Zij kennen de inhoudelijke verwachtingen en maken die ook concreet. Bovendien maakt het team uitdrukkelijk tijd en ruimte om de nieuwe collega beter te leren kennen.
Team onboarding programma
Hoe ziet een onboarding- en inwerkprogramma gemaakt voor het team eruit? De focus van het programma ligt op het stimuleren van de verbinding tussen de nieuwe medewerker en het team.
Onderstaand programma is gemaakt op basis van de theorie van Tuckman.
Forming
In deze fase maken teamleden maken kennis met elkaar. De nieuwe medewerker leert de doelstellingen van het team en de organisatie kennen. Basisregels worden vastgesteld en teamleden zijn nog vreemden voor elkaar. Kenmerkend voor de nieuwe medewerkers is dat deze nog niet betrokken is bij het team en de organisatie en zijn doelstelling niet scherp heeft.
Onboarding- en inwerkprogramma onderdelen zijn:
1. Het team stelt zich voor
Natuurlijk maakt de nieuwe medewerker alvast kennis met het team tijdens de preboarding. De teamleden stellen zich voor. Wie is wie; zonder dat de nieuwe medewerker in het 5-minuten-voorstelrondje iedereen moet onthouden.
Deze voorbereiding zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker sneller en makkelijker contact maakt met de teamleden. En dat voorstellen kan op verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een foto met naam, functie en verwijzing naar social media.
- Een algemene voorstel-tekst met korte achtergrond, functie en persoonlijke situatie;
- Het beantwoorden van vooraf gedefinieerde vragen over je werk en de organisatie. Jouw verwachtingen van de nieuwe medewerker, doelstellingen, waarden
- Een korte quiz van 2 minuten waarin je ludieke vragen stelt. Denk aan wat je vroeger wilde worden? Of wat is je favoriete snack?.
2. Het team is actief betrokken
Natuurlijk is het team onderdeel van het onboarding en -inwerkprogramma.
Betrek het team actief bij de eerste werkdag van de nieuwe medewerker. En vraagt hen om ook contact te zoeken en de nieuwe medewerker welkom te heten.
3. Boek tijd in voor onboarding en inwerken
Geef het team tijd om de onboarding en inwerken van de nieuwe collega op te pakken. Ook in het tijdschrijfsysteem als je dat hanteert.
Leg aan het team uit de focus de eerste maanden te leggen op de verbinding. Het belangrijkste is dat de nieuwe medewerker goed land in het team en zich thuis gaat voelen. De werkzaamheden van de nieuwe medewerker komen op de tweede plaats. Dat betaalt zich later terug.
Storming
Naar mate de teamleden langer met elkaar werken gaan ze met elkaar in discussie over de structuur van de groep. Ze beschouwen elkaar echter nog steeds als individuen. De nieuwe medewerker probeert zijn plek binnen het team te zoeken. Hij/zij kijkt naar de samenhang binnen het team en de verschillende agenda’s. Er kunnen in deze fase ook botsingen zijn tussen teamleden en de nieuwe medewerker. Men is samen op zoek naar de nieuwe status quo en grenzen bij elkaar aan het aftasten.
Onboarding- en inwerkprogramma onderdelen zijn:
1. Wat bekender is wordt vaak leuker
Zorg dat het nieuwe teamlid en de teamleden meer van elkaar te weten komen. Wat onbekend is, is vaak niet zo leuk. Wat bekender is, wordt vaak leuker. Laat het team tijdens een (online)meeting met elkaar op een ludieke manier in gesprek gaan. Maak bijvoorbeeld een kennismakingstentoonstelling met ieders lievelingsvoorwerp.
Wil je nog ideeën op doen? Of hulp nodig bij de vragen?
Google “teamwork spel” en je krijgt een lijst van allerlei spellen die je voor een paar tientjes kunt bestellen en die je helpen de goed vragen te stellen.
Van Team Geluk, het Werkplezier Spel tot Open Hartig het team spel.
2. Positieve dagafsluiting
Laat roulerend een teamlid de eerste week tien minuutjes uittrekken om de positieve dingen van die dag te bespreken met de nieuwe medewerker. Laat de negatieve bewust achterwege. Zo gaan de nieuwe medewerker met een goed gevoel naar huis. En natuurlijk kan dit online!
En spreek met het team af dat wat niet zo goed gaat: Bespreek dit kort op het moment dat zich de situatie voorkomt.
3. Creëer een teamopdracht
Een teamopdracht wordt alleen door samenwerken gerealiseerd. Het zorgt ervoor dat het team in wisselende samenstellingen samen een resultaat behaald. Dit creëert de mogelijkheid voor het nieuwe teamlid om het team beter te leren kennen en met hen samen te werken.
Belangrijk is om deze werkzaamheden gezamenlijk af te sluiten en te evalueren. Bespreek daarbij vooral het proces. Wat ging goed?
De resultaten komen later wel.
Norming
Het wij-gevoel begint te komen. Samenwerking krijgt vorm en er ontstaat een gedeeld begrippenkader met meer begrip voor elkaars standpunten. Impliciete of expliciete spelregels over hoe het doel te bereiken krijgen vorm. De nieuwe medewerker vraagt naar verduidelijking doelstellingen, bevestiging van rollen binnen het team, is assertief en identificeert samen met het team de sterke en zwakke punten.
Onboarding- en inwerkprogramma onderdelen zijn:
1. Verwachtingen uitspreken
Bespreek, naast de harde teamdoelstellingen, ook de doelstellingen die werken in het team leuker en fijner maken.
De nieuwe medewerker wordt door het team meegenomen in deze doelstellingen en het team spreek hun verwachtingen uit en de nieuwe medewerker geeft aan waar hij/zij waarde kan toevoegen.
2. Normen bepalen
Als een nieuw medewerker start is dit een kans om de normen van het team opnieuw te bepalen.
Het team is hierin in de lead!
Bespreek en bepaal tijdens een overleg de normen van het team opnieuw. Dit doe je bijvoorbeeld door te bespreken wat een “goede samenwerking en een excellent team” is. De kans is groot dat het team zich hiernaar gaat gedragen. Wie wil immers niet lid zijn van een “excellent team”? Negeer problemen binnen het team niet, maar maak ze bespreekbaar. Daarmee zet je de toon over omgaan met elkaar.
Een mooie spelvorm om dit onderwerp te bespreken is het Waarden-en Normenspel. Met dit spel bespreekt het team de samenwerking, heeft een gesprek over de organisatie en eigen waarden of bespreek je groepsnormen. Deze laatste past natuurlijk het beste bij dit thema.
Performing
Na het doorlopen van de 3 vorige fase komt de nieuwe medewerker met het team uiteindelijk in de performing fase en is succesvol geland.
In deze fase werkt de nieuwe medewerker in een open en vertrouwde sfeer binnen het team. De andere teamleden zijn flexibel en non-competitief. Samen zijn ze gericht op het bereiken van en implementeren van oplossingen. Ze leren van elkaar, zijn creatief en trots.
Kortom: genoeg handvatten om het team aan de slag te laten gaan met het onboarding- en inwerkprogramma van de nieuwe medewerker!
En een uitgelezen kans om samen verder te laten excelleren.
Zelf aan de slag?
Tip: Mocht je hiermee aan de slag willen?
In de Successful@Work Onboarding App is dit programma volledig uitgewerkt.
