Hoe maak je snel en eenvoudig een (online) onboarding programma?
We weten allemaal dat organisaties met een onboarding programma het significant beter doen dan bedrijven zonder een onboarding programma.
Deze organisaties zijn door onboarding beter in staat om getalenteerde en gemotiveerde medewerkers aan te trekken, te inspireren en te binden. Ze hebben daardoor een aantoonbaar concurrentievoordeel!
Redenen genoeg om een onboarding programma te maken!
Maar hoe maak je snel en eenvoudig een succesvol (online) onboarding programma?
In de Successful@Work Onboarding App staat een volledig uitgewerkt onboarding programma met inspiratie teksten. Het enige wat je hoeft te doen, is hier jullie saus aan toe te voegen.
Enkele cijfers:
- De retentie is hoger: Organisaties met onboarding programma behouden 91% van hun nieuwe medewerkers versus 30% van de organisaties zonder onboarding programma’s.
- Significant beter resultaten: Bij organisaties met onboarding halen nieuwe medewerkers 62% van hun doelstellingen het eerste jaar. Zonder Onboarding is dat 17%.
Ook hebben we een generieke employee journey ingebouwd die een nieuwe medewerker doorloopt tijdens zijn of haar onboarding periode.
Tijdens deze employee journey leert de nieuwe medewerker, of nieuw talent zoals wij hem noemen, de cultuur van jullie organisatie beter kennen, wat zijn of haar doelen zijn en hoe hij of zij in de organisatie en het team past.
Met andere woorden: Hoe wordt je succesvol binnen jullie organisatie!
De Onderdelen Succesful@Work onboarding programma
De onderdelen van het Successful@Work onboarding programma zijn:
- Warm welkom
- Ontmoet elkaar
- Leer de organisatie kennen
- Praktische zaken
Hieronder worden de onderdelen verder uitgewerkt en toegelicht.
#1 Warm welkom
Belangrijk onderdeel van een onboarding programma is het Warme Welkom!
Voor nieuwe medewerkers is de overgang naar een nieuwe baan namelijk best spannend. Je geeft hem of haar een stuk houvast door een warme welkom en de introductie van jullie onboarding programma.
Je begint met een warm welkom 4 weken voor de eerste werkdag. Dit wordt ook wel preboarding genoemd.
Het doel is om dat goede gevoel van de sollicitatieprocedure vast te houden. Het duurt vaak wel even voordat je nieuwe medewerker echt begint en dan zakt dat goede gevoel van de sollicitatieprocedure toch even weg.
Preboarding
Leg de focus op de verbinding met het team. De onboarding heeft tot doel om te zorgen dat een nieuwe medewerker goed landt in het team en de organisatie. En het succes van het nieuwe teamlid is afhankelijk van het thuis voelen in het team en jullie organisatie.
Je kunt bijvoorbeeld denken aan een welkomstboodschap van het nieuwe team of de nieuwe manager, maar dat mag natuurlijk ook de algemeen directeur zijn. Informatie over de eerste werkdag en wat de nieuwe medewerker kan doen om zich hier op voor te bereiden.
En vergeet niet allerlei praktische zaken, zoals jullie corona maatregelen, de dress code, wanneer jullie op kantoor zijn, de inloggegevens of online etiquette.
Anderen betrekken
Ook de manager en de teamleden betrek je actief tijdens de onboarding periode. Zij bepalen het succes van het onboarding programma.
De manager
Help de manager om van de eerste dag een succes te maken. De eerste paar minuten van de eerste werkdag zijn bepalend voor een succesvolle start. Het is essentieel dat er de manager (online) aanwezig is. En mocht die niet kunnen, dat er iemand anders is geregeld.
En vergeet niet degene aan te melden bij de receptie, parkeergarage, etc. Ook dat hoort bij de eerste indruk!
Het team
Betrek het team waar de nieuwe medewerker in komt te werken. Laat ze weten dat er een nieuwe medewerker start. Deel je enthousiasme over de nieuwe medewerker en geef kort algemene informatie. En vraag het team om de nieuwe collega op de eerste werkdag te verwelkomen in het team en hem/haar thuis te laten voelen.
Onboarding tips
Wat in een goed onboarding programma niet mag ontbreken zijn onboarding Tips!
Deze kun je zowel aan de nieuwe medewerker geven als aan de begeleidend manager of de teamleden. Je kunt bijvoorbeeld elke week een nieuwe tip meegeven. Of juist tijdens de start meer en verder in de onboarding periode minder.
Voorbeelden van onboarding tips die je aan je nieuwe medewerker kunt meegeven zijn:
- Hoe landt je succesvol in een team?
- Hoe vraag je om hulp?
- Welke vragen kun je stellen tijdens je onboarding periode.
#2 Ontmoet elkaar
Ontmoet elkaar bestaat uit 2 delen:
- Wie ben jij?
- Ontmoet het team
Natuurlijk vertelt de nieuwe medewerker over zijn/haar verwachtingen en wie hij/zij is. Op deze manier maken het team alvast kennis met de nieuwe medewerker en weten ze wie de nieuwe medewerker is.
Het is fijn als de nieuwe medewerker van tevoren alvast kennis maakt met het nieuwe team en in ieder geval even alle gezichten en namen kan bekijken. Wie is wie; zonder dat de nieuwe medewerker in het 5-minuten-voorstelrondje iedereen moet onthouden.
In Ontmoet elkaar staat een overzicht van het nieuwe team. Dit zorgt ervoor dat een nieuwe medewerker sneller en makkelijker contact maakt.
Het invullen is aantrekkelijk gemaakt voor het team door ludieke vragen te stellen zoals wat wilde je vroeger worden of ben je een ochtend of avond mens. En gebruik voor de multiple choice antwoorden en aantrekkelijke foto’s. Dit is uiteraard ook door jullie aan te passen.
#3 Leer de organisatie kennen
Je welkom en thuis voelen is een randvoorwaarde voor een succesvolle onboarding. Door verhalen, werkwijzen en ongeschreven ‘regels’ te delen ontstaat dat gevoel vanzelf.
Vertel waar jullie trots op zijn, over hoe jullie samenwerken, successen behalen en klanten bedienen. Maak het hart van het onboarding programma met jullie kernwaarden.
Naast het laten lezen van informatie is het ook zinvol, en als het goed is ook leuk, om een nieuwe medewerker opdrachten mee te geven om de organisatie en de cultuur actief te ontdekken.
Geef de handleiding voor een succesvolle toekomst mee! En maak van nieuwe medewerkers insiders en ambassadeurs.
#4 Praktische zaken
Zaken die iedereen weet, worden vaak vergeten. Denk aan hoe de printer werkt, hoe je vrije dagen moet aanvragen of wanneer de lunch is.
In dit deel vertel je over allerlei praktische zaken die belangrijk zijn in jullie organisatie. Denk aan zaken rondom veiligheid, HR en ICT zaken, etc.
Tot slot
Mocht je nou denken dat ziet er goed uit, maar het lijkt me een hele kluif!
Neem dan contact met ons op voor informatie over Onboarding Premium.
